Eine Monteurunterkunft taucht an drei Stellen in der Buchhaltung auf: im Steuersatz auf der Rechnung, in der Reisekostenabrechnung des Arbeitgebers und in der Steuererklärung des Beschäftigten. Die Regeln dafür stehen in verschiedenen Gesetzen, und sie hängen davon ab, wer bucht und wer zahlt. Drei Werte kehren dabei wieder: 7 Prozent Umsatzsteuer auf die Übernachtung, 20 Euro Pauschale je Nacht bei der Erstattung und 285 Euro Sachbezugswert im Monat für 2026. Dieser Überblick nennt zu jeder Aussage die Norm. Eine Rechtsberatung ist er nicht, die Einordnung im Einzelfall trifft Ihr Steuerberater.
Sieben Prozent auf die Übernachtung
Die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält, unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Der Regelsteuersatz von 19 Prozent gilt hier nicht. Nachzulesen ist das in § 12 UStG.
Satz 2 derselben Vorschrift enthält allerdings ein Aufteilungsgebot. Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, sind gesondert zu besteuern, auch wenn sie mit dem Mietpreis abgegolten sind. Die Finanzverwaltung rechnet dazu die Nutzung von Kommunikationsnetzen und die Einräumung von Parkmöglichkeiten. Deshalb steht auf unseren Seiten immer der Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer, ohne Aufteilung in einzelne Sätze.
Wann eine Beherbergung kurzfristig ist, richtet sich nicht allein nach der Zahl der Nächte. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt auf die Absicht des Vermieters ab, die Räume nicht auf Dauer zu überlassen. Die häufig zitierte Grenze von sechs Monaten folgt aus § 9 der Abgabenordnung und dem Anwendungserlass, nicht aus dem Umsatzsteuergesetz selbst. Eine feste gesetzliche Frist gibt es an dieser Stelle nicht.
Was auf der Rechnung stehen muss
§ 14 Absatz 4 UStG listet die Pflichtangaben auf: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer. Hinzu kommen Umfang und Art der Leistung, der Zeitpunkt oder Zeitraum sowie das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt samt Steuerbetrag.
Für Leistungen an Unternehmer und juristische Personen muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung ausgestellt werden. Der Vorsteuerabzug selbst setzt nach § 15 Absatz 1 UStG eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine vorsteuerabzugsberechtigte Firma kann die ausgewiesene Umsatzsteuer nach den gesetzlichen Voraussetzungen geltend machen. Die verbreitete Formel, eine Firma bekomme die Mehrwertsteuer zurück, verkürzt das zu stark.
Kleinbeträge und die E-Rechnung
Für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben. Ob diese Grenze greift, hängt am Buchungsumfang, wie ein Blick auf unsere Preise zeigt.
| Buchung | Betrag | Kleinbetragsgrenze |
|---|---|---|
| 7 Nächte Doppelzimmer, nur Übernachtung | 149,80 € | darunter |
| 7 Nächte Mehrbettzimmer, nur Übernachtung | 202,23 € | darunter |
| 7 Nächte Doppelzimmer mit Endreinigung | 310,30 € | darüber |
Alle Beträge enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer, Stand 09/2026. Weitere Staffeln stehen auf der Seite Monteurzimmer Dortmund Preise.
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist die strukturierte E-Rechnung der Grundsatz. Nach § 27 Absatz 38 UStG dürfen Rechnungen für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 übergangsweise auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro oder bei Übermittlung per EDI.
Wenn der Arbeitgeber erstattet
Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes können Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen. Die Grundlage ist § 3 Nummer 16 EStG. Die oft genannte Nummer 13 betrifft Zahlungen aus öffentlichen Kassen und passt für Bau-, Industrie- und Zeitarbeitsfirmen nicht.
Ohne Einzelnachweis erlauben die Lohnsteuer-Richtlinien eine Pauschale von 20 Euro je Übernachtung im Inland. Sie entfällt, sobald der Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses ein Dritter die Unterkunft ganz oder teilweise unentgeltlich stellt. Wer als Firma direkt beim Vermieter bucht, rechnet deshalb mit der Rechnung, nicht mit der Pauschale.
Was der Beschäftigte selbst absetzt
Notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist, sind Werbungskosten. Angesetzt werden die tatsächlichen Kosten, nicht eine Pauschale. Teilt sich jemand die Unterkunft mit Personen, die nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind, zählen nur die Kosten, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären.
Nach 48 Monaten längerfristiger Tätigkeit an derselben Stätte sind die Unterkunftskosten im Inland auf 1.000 Euro im Monat gedeckelt. Eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten lässt die Frist neu beginnen. Gestrichen wird der Abzug also nicht, er wird begrenzt. Der Wortlaut steht in § 9 EStG.
Verpflegung und die Dreimonatsfrist
Die Verpflegungspauschale beträgt im Inland 28 Euro für volle Abwesenheitstage und 14 Euro für An- und Abreisetage mit Übernachtung. Dieselben 14 Euro gelten für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt die Pauschale; nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu.
Für lange Montageeinsätze heißt das: Die Verpflegungspauschale endet nach drei Monaten, die Übernachtungskosten bleiben abziehbar. Wie lange ein Team bleibt, ist bei uns offen, der Mindestaufenthalt liegt bei sieben Nächten.
Doppelte Haushaltsführung
Eine doppelte Haushaltsführung setzt einen eigenen Hausstand außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte voraus, mit eigener Wohnung und finanzieller Beteiligung an den Lebenshaltungskosten. Am Beschäftigungsort muss zusätzlich gewohnt werden. Die Unterkunftskosten im Inland sind dann mit den tatsächlichen Beträgen bis höchstens 1.000 Euro im Monat abziehbar.
Dazu kommt eine Familienheimfahrt pro Woche mit 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer. Ob der Einsatzbetrieb erste Tätigkeitsstätte ist, hängt von der Zuordnung im Arbeitsvertrag ab. Bei Leiharbeit ist das eine Frage des Einzelfalls, die in die Lohnabrechnung gehört.
Sachbezugswert, wenn die Firma die Unterkunft stellt
Stellt der Arbeitgeber die Unterkunft als Teil des Arbeitslohns, greift der Sachbezugswert aus § 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Für 2026 liegt er bei 285 Euro im Monat, der Tageswert bei 9,50 Euro.
| Belegung | Monatswert 2026 | Abschlag |
|---|---|---|
| ein Beschäftigter | 285,00 € | ohne |
| zwei Beschäftigte | 171,00 € | 40 Prozent |
| drei Beschäftigte | 142,50 € | 50 Prozent |
| mehr als drei Beschäftigte | 114,00 € | 60 Prozent |
Bei Unterbringung in einer Gemeinschaftsunterkunft kommt ein Abschlag von 15 Prozent hinzu, für Jugendliche unter 18 Jahren und Auszubildende ebenfalls. Der Wert 2025 lag bei 282 Euro und ist überholt.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Unterkunft und Wohnung. Lohnsteuerlich ist eine Wohnung eine in sich geschlossene Einheit von Räumen, in der ein selbständiger Haushalt geführt werden kann, mit Wasserversorgung, Kochgelegenheit und Toilette. Eine solche Wohnung wird mit der ortsüblichen Miete bewertet, nicht mit dem Sachbezugswert für Unterkünfte. Der Sachbezugswert zählt außerdem nur beim Arbeitslohn, nicht bei steuerfreien Reisekosten einer Auswärtstätigkeit.
Rechnung für Ihr Team anfordern
Auf Wunsch geht eine Rechnung für das ganze Team an die Firma, mit Zeitraum, Zimmern und Personenzahl. Welche Angaben Ihre Personalabteilung darüber hinaus für die Unterbringung braucht, steht unter Pflichten des Arbeitgebers.
Für Angebot und Rechnung erreichen Sie uns unter 0231 989 43888, Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, oder unter info@monteurzimmerdortmund.de. Das Formular unten auf der Seite geht genauso. Ob ein Posten mit 7 oder 19 Prozent zu erfassen ist und wie Ihre Abrechnung damit umgeht, klärt Ihr Steuerberater.
